Warum landen meine E-Mails beim Empfänger im Spam?

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Zustellbarkeit hat zwei Hälften. Die erste lässt sich einstellen, die zweite muss wachsen. Steht die erste bereits, liegt es fast immer an der zweiten.

Erste Hälfte: die vier Einträge im DNS

Empfänger prüfen bei jeder Nachricht, ob der Absender belegen kann, dass er für die Domain senden darf. Dafür gibt es vier Einträge im DNS Ihrer Domain:

• MX sagt, welcher Server Post für Ihre Domain annimmt.
• SPF nennt die Server, die unter Ihrem Namen senden dürfen.
• DKIM ist die Unterschrift, mit der unser Server jede Ihrer Mails signiert.
• DMARC sagt dem Empfänger, was er mit unsignierter Post in Ihrem Namen tun soll.

Fehlt einer davon oder steht er falsch, sortieren grosse Anbieter aus. Zwei Fehler sind besonders häufig: mehr als ein SPF-Eintrag auf derselben Domain macht SPF vollständig ungültig, und ein DKIM-Wert, der beim Kopieren in mehrere Zeilen zerrissen wurde.

So finden Sie es heraus, ohne selbst DNS zu lesen: Melden Sie sich im Kundencenter an und öffnen Sie «Meine Produkte» → Paket → «E-Mail». Unter der Postfachliste steht die Karte «E-Mail-Vertrauen (DNS)». Domain wählen, «Einträge prüfen» drücken — danach steht bei jedem Eintrag «Eingetragen», «Fehlt» oder «Anpassen». Liegt die Domain bei techQ, setzen wir alle vier beim Verbinden der Domain selbst.

Dieselbe Messung nimmt Ihnen der Assistent Quin ab: Fragen Sie ihn im angemeldeten Kundencenter, ob die Mail-Einträge Ihrer Domain stimmen — er nennt genau den Punkt, der fehlt.

Zweite Hälfte: der Ruf Ihrer Domain

Stehen alle vier Einträge und es bleibt trotzdem beim Spam-Ordner, dann fragt der Empfänger nicht mehr «ist die Mail echt?», sondern «kenne ich diesen Absender, und war er bisher in Ordnung?». Eine einwandfrei signierte Mail von einer unbekannten Domain bleibt eine Mail von einer unbekannten Domain.

Eine frisch registrierte Domain hat keinen Ruf. Das ist der häufigste Grund für «alles eingestellt, trotzdem Spam» — und der einzige, gegen den keine Einstellung hilft.

Langsam anfangen. Verschicken Sie in den ersten Wochen gewöhnliche Geschäftspost: einzelne Mails an einzelne Menschen, die Ihnen antworten. Antworten sind das stärkste positive Signal, das es gibt. Grössere Aussendungen erst danach.

Nicht wie ein Spammer aussehen. Was Filter misstrauisch macht, auch wenn es harmlos gemeint ist:

• dieselbe Mail gleichzeitig an viele Empfänger bei vielen verschiedenen Freemail-Anbietern
• viele Empfänger offen im Feld «An» statt in der Blindkopie
• sehr wenig Text mit sehr vielen Links oder einem grossen Bild
• ein Bild, das beim Empfänger nicht lädt — prüfen Sie, ob die Adresse ohne Anmeldung erreichbar ist
• Betreffzeilen in Grossbuchstaben oder mit mehreren Ausrufezeichen

Für Rundbriefe und Newsletter

• Nie Adressen kaufen oder mieten. Eine Einwilligung ist nicht übertragbar, und gekaufte Listen enthalten fast immer Fallenadressen, die unmittelbar zu einer Sperrliste führen.
• Bestätigte Anmeldung — die Person klickt einen Link in einer Bestätigungsmail — ist der einzige Weg, der auf Dauer trägt.
• Abmeldungen sofort umsetzen. Wer sich abmeldet und trotzdem Post bekommt, drückt «Spam», und das wiegt schwer.
• Adressen, die dauerhaft nicht erreichbar sind, gehören aus der Liste entfernt.

Es gilt unsere Nutzungsrichtlinie: techq.ch/nutzungsrichtlinie.

Steht meine Domain auf einer Sperrliste?

Nachsehen können Sie selbst unter check.spamhaus.org — geben Sie dort Ihre Domain ein. Sperrlisten gibt es für Domains und für Server-Adressen getrennt: um die Adresse unseres Mailservers kümmern wir uns, um Ihre Domain Sie.

Sind Sie gelistet, beheben Sie zuerst die Ursache — sonst folgt die nächste Listung sofort. Danach stellen Sie beim Listenbetreiber einen Antrag auf Austrag. Darüber entscheidet der Listenbetreiber, nicht techQ; wir helfen Ihnen dabei, abnehmen können wir es Ihnen nicht.

Wenn nur ein einzelner Anbieter ablehnt

Manche Anbieter — GMX und web.de etwa — beurteilen zusätzlich die sendende Server-Adresse und weisen ihnen unbekannte Adressen eine Zeit lang ab. Das betrifft dann nicht nur Sie. Bekommen Sie eine Fehlermeldung zurück, die eine Adresse wie postmaster.gmx.net nennt, schicken Sie sie uns über einen Supportvorgang — solche Fälle klären wir für Sie.

Was uns hilft, Ihnen zu helfen

Melden Sie sich mit dem vollständigen Kopf einer betroffenen Mail. In den meisten Mailprogrammen heisst der Befehl «Quelltext anzeigen» oder «Original anzeigen». Darin steht das Urteil des Empfängers im Klartext — und damit fast immer auch der Grund.